Professional emails: DOs and DON’Ts

Screen Shot 2012-10-04 at 5.18.16 PMBelow I have pasted a Spanish-language post I wrote for students in a course I taught called “Spanish for the Professions.”  For non Spanish speakers, it largely consists of the following email DOs and DON’Ts:

DON’T: DO:
DON’T: Send ‘mysterious’ messages like “I have a few questions” or “I want to talk to you about something.” That is going to be the first in a series of messages and nobody wants to answer an email that is going to result in 2 or 3 more emails coming to the inbox. DO: Include all the necessary information with just enough specific detail so that the recipient can answer in a single response (not a series of conversational responses). Write the questions you have. Explain the thing you want to talk about.
DON’T: Use generic saluations–if it’s not worth directing your email to a specific individual, don’t send it.  Also: don’t just address the email to the first name you find in the directory. DO: Be careful that the message is directed to the correct person. Look up the person’s title (Dr., Mr., Ms. etc.) and use it along with a last name.
DON’T: Send messages of any kind when you are mad. DO: Wait until the next day–sleep on it first!
DON’T: Write anything that you would be embarrassed about if it went viral. Politicians just can’t get this one!  Don’t put your crazy in writing! DO: Read your own message as if you were the recipient, then imagine it going viral and the press reporting on it–if it passes that test, push SEND!
DON’T: Be ignorant of the context or already-available information. DO: Look for all the available information online before sending a message.
DON’T: If a situation requires a face-to-face meeting, don’t send an email at all. DO: Find the person’s availability online or by phoning their support staff to make an appointment.
DON’T: Include a lot of extra information–we all already have too much information to process. DO: Write a concise message and make it clear what the recipient has to do so that they can give you a quick, clear response if one is required (and file it away if one is not).

El correo electrónico (o email) es un recurso útil e importante.  Nos deja colaborar con otros miembros de un equipo al instante los 24 horas al día; planificar con empleados, clientes, y colegas; y comunicarnos con gente que, sin correo electrónico, no conoceríamos.

Pero el correo electrónico también tiene sus riesgos. Mucha gente profesional está hasta arriba (inundated) de mensajes y por eso pierde algunos mensajes importantes entre el correo basura, gasta demasiado tiempo en el correo electrónico hasta que no sobre tiempo para otro trabajo, o tarda mucho en atender a los mensajes más importantes.

¿Cuáles son las estrategias más importantes para mejorar la eficacia de su correo electrónico?

Lo que no se debe hacer. Lo que se debe hacer.
No envíe ningún mensaje misterioso como ‘tengo un par de preguntas,’ ‘quiero hablar con Ud. de algo.’ Ese tipo de mensaje va a ser el primero en una serie de mensajes. Y nadie quiere contestar un mensaje que va a resultar en dos o tres más mensajes en su buzón (inbox). Incluya toda la información necesaria con información específica para que el destinatario le pueda contestar con un solo mensaje (en vez de ‘tengo un par de preguntas,’ escriba las preguntas que tiene; en vez de ‘quiero hablar con Ud. de algo,’ explique el tema de que quiere hablar).
No use ningún saludo genérico—si no vale la pena dirigir el mensaje a un recipiente específico, no lo debe enviar.  Tampoco le debe dirigir el mensaje al primer nombre que encuentre en el directorio. Tenga cuidado de que el mensaje vaya dirigida a la persona correcta. Busque el título (Sr. Dr. etc.) y apellido de la persona y empiece con “Estimado/a ____” (p.ej. “Estimada Dra. Jones:”)
No escriba cuando está enojado/a. Espere hasta la mañana para pensarlo bien.
Si todo el mundo leyera el mensaje, ¿se sentiría avergonzado/a? Si la respuesta es que sí, no lo escriba. (¿cuántos líos políticos empezaron con un mensaje que nunca se debería de haber escrito?) Lea su propio mensaje como si fuera el recipiente o su jefe o alguien de la prensa…
No sea ignorante del contexto ni de la información ya disponible. Por ejemplo, los horarios (de cursos, presentaciones, y películas) y mucha información sobre cualquier organización están en Internet. Busque toda la información disponible en Internet antes de enviar un mensaje.
Si la situación requiere una reunión cara-a-cara, no envíe un correo electrónico. Busque las horas de oficina de la persona o llame a su secretario para hacer una cita.
No incluya mucha información extra porque la gente ya tiene mucha información que procesar. Escriba un mensaje conciso y deje en claro lo que tiene que hacer el destinatario para que sepa si tiene que contestar y cómo.

¡Siga esa lista de consejos y nunca se va a meter en líos inesperados!

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